Organización de congresos

Los congresos, tanto nacionales como internacionales, son un medio para intercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo técnico, científico y cultural. La necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano, incentivar la creatividad y la solidaridad de los grupos sociales con una participación concreta y efectiva para compartir la información, y fijar metas comunes en el avance de las distintas especialidades.

En otros términos, tanto en la actividad profesional, como en la institucional o empresarial, un congreso es un encuentro entre personas que tienen intereses profesiones o actividades comunes, convocado por un ente gubernamental o civil, durante un lapso determinado, con el objeto de facilitar el intercambio de información sobre temas de su competencia.

Por definición un congreso es:

• Junta de varias personas para deliberar sobre algún negocio/disciplina del saber. 
• Conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.

La convocatoria a un congreso se genera tanto en los ámbitos oficiales como en las instituciones civiles que agrupan profesionales de las distintas disciplinas. Estas reuniones son un instrumento valioso para la comunicación institucional, siempre que su correcto desarrollo garantice el logro de sus objetivos. Para ello es necesaria la intervención de un equipo de expertos que atiendan los distintos servicios que se requieren.

Ceremonial y protocolo

Las reglas de ceremonial y protocolo están más vigentes que nunca en la vida de la sociedad moderna, aún cuando se las considera como algo propio de altas esferas de la sociedad y de asuntos de Estado, como los diplomáticos. Pero dada la complejidad de las actividades en todos los aspectos de la vida en sociedad, tanto públicos como privados, se hace necesaria una reglamentación protocolar.

Esas normas, usos y costumbres no tienen un carácter elitista y sólo reservado a determinados ámbitos o sectores sociales, sino que, por el contrario, el respeto a las normas de convivencia y cortesía contribuye a organizar la vida en sociedad y el tratamiento recíproco de quienes la componen.  En tal sentido se ha podido apreciar la importancia que le otorgan algunos sectores que tradicionalmente permanecían ajenos a la aplicación de las normas fundamentales del ceremonial y el protocolo. Es evidente hoy en día, el enorme interés que han adquirido estos conocimientos para el sector privado en todo orden de cosas tales como: el arte, los espectáculos, el deporte, la recreación, etc.

Las normas de ceremonial y protocolo se vinculan históricamente con las de la diplomacia y la etiqueta, produciéndose por supuesto una evolución en su formalismo, tanto es así que desde el origen del hombre, los pueblos otorgaron una especial representatividad a estas pautas de conducta y comportamiento en sus relaciones con otras naciones.

La diplomacia moderna, con reglas ya establecidas, se inicia sólo con el Congreso de Viena, el año 1815. Durante este proceso, que duró más de un siglo, el ceremonial y el protocolo diplomático, basado en normas consuetudinarias o costumbristas, adquirieron formas que se han aplicado hasta la actualidad.

Marketing de eventos.

Según Philip Kotler, Marketing es el proceso social y administrativo mediante el cual los individuos satisfacen sus necesidades con la creación y el intercambio de bienes y servicios; el Marketing estudia el mercado, la posición de los productos/servicios en ese contexto, analiza las distintas formas de captar al cliente y desarrolla una serie de acciones para concretar la venta. Pero el objetivo de la venta es convertir el producto/servicio en dinero, mientras que el objetivo del Marketing comprende toda la cadena de acciones que van desde descubrir necesidades hasta satisfacerlas con el producto/servicio adecuado.

En base a esa definición, un servicio profesional debe tener las siguientes características:

•  Debe ser calificado, de calidad.
• Requieren un alto grado de adaptación a la necesidad de los clientes.
• Por lo general los proveedores de servicios profesionales se caracterizan por la interacción personal (cara a cara) con sus clientes. Esto tiene consecuencias importantes sobre las definiciones de calidad y servicio.  

Hoy las empresas planifican con una mirada que abarca el conocimiento de las circunstancias presentes y la proyección de alternativas hacia el futuro; con este marco la empresa debe crear y desarrollar una estrategia comercial. La primera etapa, antes de ofrecer un servicio, debe dedicarse a estudiar las oportunidades que ese servicio tendrá en el mercado. Se podrían sintetizar los siguientes aspectos a estudiar:

• Analizar necesidades latentes, si las hay
• Qué características debería tener el servicio para satisfacerla
• Quiénes son los proveedores de materias primas
• Cuál es el costo de los insumos
• Cuál es la capacidad de la empresa para ofrecer esos servicios (personal, infraestructura, creatividad, etc.)
• Cuáles serían los costos totales del servicio y la situación financiera de la empresa para afrontarlos
• Cuál es el mercado objetivo
• Cómo serán las estrategias de ventas
• Conocer la competencia y cuáles son los elementos diferenciadores con los que cuenta nuestra empresa

Como la clave del éxito consiste en  saber cuándo, cómo y dónde debe presentarse un servicio, una  vez finalizada la primer etapa, cuando ya se han analizado las oportunidades que ofrece el mercado, si el servicio responde a las necesidades, y cuál es la competencia, comienza la segunda etapa que es el desarrollo de una estrategia de Marketing. Es lo que se conoce como Marketing Mix o mezcla de marketing, y que se refiere al diseño de una estrategia que contemple el producto/servicio, el precio, la plaza y la promoción, conocido como el “Modelo de las cuatro P”1].

Este modelo clásico tiene puesta su atención en el producto/servicio. Pero ahora, como hay empresas que organizan el proceso de creación del servicio con la mirada puesta en el cliente, el foco de la estrategia se ha desplazado del producto al consumidor y sus necesidades. En este marco, el director de una empresa internacional, propone modificar el esquema tradicional y cambiar las 4 p por las 4 c,[2] con lo cual se reemplaza el producto por el consumidor, el precio por el costo (relación costo-beneficio desde la perspectiva del cliente), la plaza por la conveniencia (otras formas de comercialización, como Internet) y la promoción por la comunicación.

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[2] Bob Lauterborn, director de comunicaciones de Marketing y Publicidad corporativa de International Paper Co.

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[1] Esquema de McCarthy